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ISO認証取得奮闘記(NO.2)


2004年1月>〜3月

●第5回推進会議(2004年1月16日
第4回に引き続きマニュアルの作成を行った。

第7章:設計、購買、製造、識別、測定機器の管理
 中小企業の場合、製品は、受注先の「図面」又は「指示書」等に基づいて製造されるのが一般的である。しかし、当社の場合、自社で作成した「図面」に基づき製造している。
 ISOでは自社単独の設計によって顧客のニーズに合わない製品を製造しないよう、適切な時期に相手方担当者との合議を要求している。この項は当社にとって重要なところだ。そのためマニュアル作成には担当者の意見を聞き取りながら慎重に取り組んだ。
 購買、識別、測定器の扱い方など、マニュアルに入れる文言は出来る限り自社の言葉(普段使っているもの)で表現したい。そのためケース毎に現場担当者に質問をし、帰ってきた回答の文言を挿入していった。大変手間がかかるが、これをやらないと以後ずっと現場の用語が混乱することになる。手抜きはいかんぞ..この間マニュアル作成担当者Sさんから毎日のようにメールにて質問があり、一生懸命やっているのだなあという実感、返信していても答え甲斐があった。

内容は

Q:自社の手順書とか基準書等の文書の作成は1までに必要ですか?
A:マニュアル以外特に必要はありませんが、自社で現在使用しているものがどれに該当するかを検討しておいてください。

Q:文書作成に関する審査はどのように実施されるのですか?
A:ISO で要求されている「文書化された手順」(いわゆる規定又は手順書のようなもの)がどのように作成されているかを見ます。

Q:文書作成が進んでいないので、心配ですがこれで大丈夫でしょうか?
A:>ISOで要求されているものは全てマニュアルに入ってあるので心配は要りません。

Q:マニュアルを修正したが一度見てくださいませんか?
A:文書チェックに間に合うように見てみましょう。その結果返信します。

少々忙しかったが、取得企業様の不安を取り除くことが先決だったので即返事を出すように心がけた。


第>8章:測定・分析・改善
最後の8章だ。ここまでを本日終了することは可能だが、その後にまだ付属書がある。大丈夫かな。出来るかな。心配である。
 ここで遅れを出すと、メンバーから甘く見られスケジュール全体が「遅れてもいいんだ」という目で見られてしまう。従って、何が何でも間に合わせなければならない。必死で推進委員の皆さんと作業に取り組んだ。
 この日は新年会が>18時>30分から行われるとのこと、>18時になってもマニュアル作成が終わらない。イライラが伝わってくるが、頑張ってもらう以外にない。
終わったのは18時>40分、皆さんを遅刻させてしまって申し訳ない。事務所に下りていって驚いたのは、社長が終わるまで待っておられたことである。恐縮、恐縮・・・。
 駆け込みであったがために完全なものに出来なかったが、メールにて送ってもらい添削を繰り返しながら漸く文書チェックに間に合った。あーほっとした。“やったー”という安堵感があり、推進委員の皆さんの努力もあって満足できるものとなった。


●第6回推進会議(2004年1月30日
審査機関の文書チェックによるマニュアルの修正を行った。                      

1 月27日審査機関による文書チェックを受け、改善指摘項目が>6項目と予想していたよりも少なかったので、この日は指摘された箇所の検証を推進委員全員で行い、修正を実施し、>1日で終了した。

スケジュールどおり進捗しているので、審査機関による予備審査(本審査の予行演習)の申し込みを行った。予定は>4月だ。

さて、それまでに内部監査(内々で自社の監査を実施する>ISO独特のシステム)研修を終わらせておかなければならない。

 

●第7回推進会議(2004年2月13日)

今回から2回にわたって内部監査の研修を実施した。

この制度は 10.0pt">ISO独特のもので、顧客満足を得るために業務が効果的に実施され、その結果自社も利益が上がるように継続的に改善するのが趣旨。>ISOの制度上最も重要な位置づけになっている。        

内容は

監査の公平性と客観的な評価を行うために、会社が任命した監査員によって実施する。

・自社のマネジメントシステムが>ISO 規格並びに自社で決めた事項に適合しているか。

・自社のマネジメントシステムが効果的に運営され利益を上げているか。

以上の>2 点を監査し、自社の業務が効果的に運営されるよう実施される。

第1回目はテキストによる講義形式。メンバーは推進委員の5名である。

休憩時間中にまだマニュアルの内容が十分でないらしく、数箇所の質問があった。

Q:受注の際の見積書は自社のものでよいのか。帳票番号をつける必要があるのか。

Q:受注内容の確認の帳票がないが自社のこの帳票で該当させることが出来るのか。

Q:4月に組織変更があるが、その場合、今のマニュアルの記載をどうすれば良いか。

Q:その役割分担が不明確なのだが。  等々

 

初日はいずれにしろ、若干の内部監査に使用する記録の作成練習を行い終了した。

                   

●第8回推進会議(2004年2月27日 第2回目の内部監査研修を行った。

前回の復習を終えた後、次のような内容で実施する。

・内部監査年間計画書作成:年間計画

・内部監査実施報告書作成:被監査部門に対する事前実施報告

・チェックリスト作成  :事前の質問事項の準備

・不適合報告書     ISOまたは自社の決めた事項に反した報告

特にチェックリスト作成に時間がかかった。疑問点を埋めるため設計部門と営業部門への質問事項を作成した。

これは>ISOの中身はもちろん、自社のマニュアル(業務自体も)の中身が理解できていないと難しく、メンバー全員大変苦しんでいた。

内部監査に少し慣れてもらう意味で、設計部門のチェックリストを使い実践形式による監査を行った。

Q:設計で使用している文書を見せてください。

A:ここにありますがどうでしょうか。

Q:公式文書であれば責任者の承認印が押されてなくてはいけませんが・・。

A:マニュアルどおり承認印を捺印することになっているが、まだ準備段階です。

それでは不適合ですね。 −キビシイ!という感想。

というような具合でした。

次回は正式に内部監査を実施することを約束して終了。宿題は内部監査記録類及び各種帳票類の作成準備と手順書関係の整備をお願いした。

予備審査(本審査の予行演習)の日程も決まりいよいよ本腰を入れて慎重にと行きたいのだが、ここに来て若干のメンバーが本業多忙で身が入らない事態になっている。いずこの会社にもあるが中だるみの傾向は免れない。気を引き締めてスケジュール通りやろう!

                                    つづく



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