ISO認証取得奮闘記(NO.3)
2004年７月８日
第11回推進会議(2004年4月12日)
若干の中だるみが見られる中、予備審査の日程がせまっている。今回はその準備である。
次の点を欠かすことが出来ないので検証してみた。
・マニュアル内に記載されている記録が揃っているか。
・内部監査を実施し、会社が効果的に機能しているかどうか検証したか。
・社内外での不適合（お客様からの苦情を含む）に対して適切な手を打ったか。
・経営者による見直し（反省会）を実施したか。
しかし「経営者による見直し」がまだ実施されていなかったため、「準備不足」になってしまった。見直しをする候補日時を皆で２～３設定し、社長の日程と合わせ実施してもらうことになった。これは必須事項である。
次回再度検証してみようという硬い約束をして終了した。
第12回推進会議(2004年4月23日)
今回は4月26日、27日の予備審査に向けて最終の準備を皆で行った。
最近業務が多忙なのかどうか推進会議開始時間が守られないとか、疲れきった顔をして欠伸をするメンバーが何人か出てきている。しょせん本業じゃあないよ、という気持ちが垣間見える。ここで弱気になると、今までの努力が水の泡、社長に約束した｢安く、早く、改善効果の出る形で取得できます｣が実現できない。私の信頼もなくなってしまう。そこで「そんな気持ちでグローバルスタンダードの資格が取れると思ったら大間違いだ、シッカリしてもらいたい」とカツを入れた。私のような雇われコンサルタントが社員を叱るのには違和感があるだろうが、叱るべきときには叱ってやらないと結果が悪くなる。何、誠意を持って、気力を出して叱れば、たいていの相手は素直に聞くものである。もし反発する者が出ても「今の私は社長の意を受けてこの業務を行っている。私は社長の代理である。そのつもりでやっていただきたい」という論理で説得できる。
前回に引き続き再度検証をする。
・内部監査の記録を見せてもらう。
・経営者による見直しは終了したか、その記録を見せてもらう。
・社内外の不適合に対する是正は適切に行われているか。
・業務責任者の目標に対する達成状況はどうか。
・5Ｓの再確認（不適合品とか文書の識別が出来ているか）
そして、これらの内容を従業員の皆さん全員に朝礼時などに教育をしておくようお願いする。
最後に審査会場の設定を行った。当日は記録類並びに文書類（手順書、指示書、基準書等）を会場に順序よく並べておくことと指示する。これも無事終了し、予備審査を迎えるばかりになった。
後はメンバーそれぞれが当日までにどこまでレベルを上げることが出来るかにかかっている。
頼むよ！！
第13回推進会議(2004年5月7日)
予備審査（本審査の予行演習）は無事（？）終了した。しかし、審査員から指摘された項目につき本審査までに改善（是正処置）を行って、よりISOに準じたマネジメントシステムの構築を完全なものにしなくては、ならない。それができないと、不合格！
そこで、当日、取り組みが完全でなかった点について推進委員全員で改善内容を検討した。
問題点は以下のとおり
・全社目標と各部門目標の整合性
会社全体の目標を達成するため、各部門の目標が作られていなくてはならない。
・文書管理
新しい文書が発行されたが以前の文書と混同している場合がある。これを識別する。
・会社の設備関係の維持管理
・協力会社の評価
決められた間隔で取引先の評価を行うこと。評価を行った取引先の中から選定し発注する。
・顧客図面の管理
知的所有権があるものの取り扱いは慎重にしなければならない。
・測定機器の管理
もともと「測定器は不確かだ」との前提に立って、それを明確にして校正状況を管理する。
・不適合製品の取り扱い方
不適合と思われる製品が生じた場合、誰が処理の決定をし、どのような処理をするのかを明
確にする。
・是正処置・予防処置
会社の利益に結びつくような効果的な処置をする。
以上の議論の末、どこの部門が何を何時までに処置するかを決定して終了した。あとは、各部門の働きにかかっている。
第14回推進会議(2004年5月24日)
第二回目の内部監査を実施する。
先般の予備審査で指摘された項目を加味したものとし、システムの構築はもとより中身の進捗状況まで監査した。
＊受注業務と設計・開発業務の一部
ただ、内部監査員（社内に置く監査員・社員の中から選定する）研修が終了したといえ、まだまだ慣れておらず、監査するほうも、されるほうも戸惑いながら実施した。しかし、ISO取得後の自社システムをよりレベルアップしていくのは内部監査次第といっても過言ではない。
型どおりの監査ができるだけでなく、問題の発見や解決、前向きな改善の考え方など、より一層腕を磨いてもらいたいという願いを込めて実施した。監査側の突っ込み足りないところは何度もやり直しをしてもらい、なぜそこに問題があるのかをみんなで考えてもらった。また、こういうやり方では不合格になるよ、という肝心なポイントは全員が理解するまで繰り返した。
製造、購買、管理責任者に対する内部監査は今回のをお手本にして、本人たちで行ってもらうことになった。
第15回推進会議(2004年6月4日)
本審査の日程が6月16日から18日の3日間に決まった。本日は、全業務について再度内部監査を実施する。
しかし、このところ忙しいためか、当日の出席者が2名欠けている。これでは内部監査が充分に行えない。ずっとＩＳＯ取得のため、自分の仕事時間を削り、調整しながら今一歩のところまで来た。仕事のたまり具合、疲れ具合など、いちばん苦しい時期ではある。しかし、ここで詰めを怠ると、いままでの努力が水の泡になってしまう。
「こんなことでISOが取れると思ったら大間違いだ。そんな生易しいいものではない。どんなに忙しかろうとも、本審査がそこまできており、逃げるわけには行かない。あと２週間足らずの期間だ。８ヶ月やってきた事を、最後の２週間でダメにしたら、あなたがたは、今後長期にわたるプロジェクトはできないよ。頑張れ！」と怒り顔をつくってハッパをかける。
それでもメンバーは疲労感がただよい、眠い顔のまま、あくびをかみ殺し、出席メンバーだけで内部監査を行った。、出来なかった業務は宿題としてやってもらうことにし、リーダー格にきつく念を押した。今日は推進メンバーと気まずい雰囲気のまま別れた。
しかし、時と場合によっては、苦情も言わないと目的は達成されない。気分の悪さは合格すれば吹き飛んでしまうはずだ。
16回推進会議(2004年6月14日)
よいろ本審査を迎えて最後の追込みだ。
推進会議の日程を本審査直前に変更し、審査を受けるに際しての最終チェックを開始した。
前回ハッパをかけたためか、当日は推進メンバー全員が参加し、これまで作ってきたもの全部を完全にチェック出来た。
全員が、これで受審出来る自信というか、やり終えたという実感を持ったと思われる。
さわやかな顔をしていた。後は本審査当日を待つばかり。念のため、職場の整理整頓が出来ているか再確認をお願いして、8ヶ月に渡るISO認証取得支援の戦いは終了した。
受審企業の推進メンバー並びに社長にもなんとしても合格してもらいたいとの一心から不愉快な思いをさせてしまったことを反省しながら、私の業務は90％終了した。後は本審査後に、もし不適合が出た場合の是正の仕方を処理する仕事が、残り10％である。
本審査
6月16日、一日目の審査終了。不適合があったかどうかを聞くと、設計のところで一箇所指摘されたとの報告。すぐ改善の是正計画書を作成するよう指示した。
6月17日、製造部門の審査である。ここでは不適合の指摘はゼロとのこと。ホッとした。
6月18日、営業部門の審査である。ここも不適合の指摘はゼロとのことで、合計一個の不適合の指摘で終了したとの報告。すぐ書類を提出するよう指示した。
７月５日、推進メンバーから「合格しました！」との朗報を得る。おめでとう！！
7月8日、お祝いに行く。社長は大変お慶びであった。今後もISOを有効に生かされるようお願いをし、8ヶ月のお付き合いのお礼を申し上げ退席した。
